グループウェアのファイルの共有と管理とは

ファイルの共有管理とは、文書やドキュメントなど作成したファイルをグループウェアのサーバー上で保管することによって、社内のメンバーが必要なドキュメントをいつでも好きな時に引き出すことができる機能のことです。また当然ながら、本サイトで紹介しているグループウェアASP(SaaS型含む)ではセキュリティー面を重視しているものが多く、特定のドキュメントの共有に対してアクセス権限や利用者のログ情報が残るなどの機能が実装されています。また、同一のドキュメントに対しても更新されるごとに古い世代のドキュメントを残せるものもあり、最新のドキュメントを誤って上書きしてしまった場合にも数世代前の状態から作業をやり直すことが可能なものもあります。
この機能の善し悪しを選ぶ場合は、アクセス権限の設定は可能か、何世代のバックアップが可能か、文書名、コメント、所有者、更新日時など探しているファイルを検索して素早く見つけることができるかどうかなどが、ポイントとなるでしょう。

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